Уровни общения в деловом разговоре – сколько существует основных форм и их характеристики

Вербальная коммуникация между людьми – основное средство передачи информации.  Для каждой сферы жизни принято использовать отдельный формат общения – деловой, разговорно-бытовой, официальный, корпоративный, неформальный язык. В бизнесе, для установления контактов с одним человеком и группой с целью получения взаимовыгодных результатов, применяют  различные уровни делового общения. Без формально-делового общения также не обойтись в коммерческой, административной, юридической и экономической сфере.

Деловое общение: понятие, виды и формы

Деловое общение – это разновидность устного или письменного официального стиля коммуникации между субъектами. Общение в деловом стиле – это соблюдение норм  этикета, уважительного тона, стандартизированной лексики, профессиональной культуры, формально-ролевых принципов с учётом должностей и функциональных обязанностей общающихся. В процессе делового общения люди обмениваются опытом, передают информацию, обсуждают аспекты производства, творчества и других видов предметной деятельности. Взаимодействие на деловом уровне предполагает общение  для обсуждения общего дела, в котором заинтересованы участники коммуникации. Цель деловой коммуникации – постановка задач, целей, установка контактов для сотрудничества.

Такую форму коммуникации используют юристы, бизнесмены, дипломаты, руководители высшего звена и топ-менеджеры.

В рамках контактов этого уровня недопустимо использование жаргонных выражений, просторечия.

Виды делового общения

Деловое вербальное взаимодействие используется в специфичной среде, где все настроены на официальный тон. В этой среде учитываются ранг, должность, степени подчинения и уровни взаимодействия персоналий.

Первые навыки делового общения приобретаются на уровне школьного образования – взаимодействие ученика и учителя относятся к коммуникации, которая охватывает одну тему и дело (учебный процесс).

К отдельным направлениям официальных контактов относятся документальное сопровождение и устное сотрудничество, индивидуально-коллективное взаимодействие, и коммуникации на коллективно-общественном уровне. Письменная речь в документах – это всегда подготовленный и выверенный по стилю материал. С использованием клишированных фраз, предметно обозначающих. Рассмотрим каждый вид деловой коммуникации.

Устное

К устному деловому общению относятся: самопрезентация, переговоры, презентации проектов, совещания, протокольные мероприятия, непосредственное общение.

В устной речи поддерживается официальный стиль, структура, сухая подача, высокие уровни официоза. Деловой формат имеет скудную эмоциональную окраску, хотя может сопровождаться паралингвистическими средствами – изменением темпа речи, мимикой, жестами и т.д.

Монологические формы

Жанр монолога используется в разных ситуациях на всех уровнях деловых контактов. Монолог – это прямая речь одного лица, направленная одному или нескольким слушателям. Такую речь готовят заранее, фразы выстраивают, выверяют. К деловым монологам относят:

Выступление на собрании	В форме отчёта, доклада, информационного сообщения
Презентация проекта	Описание с приведением точных данных, которые читаются «с листа»;
Поздравительная речь	Чествование и поздравления сотрудников в коллективах, на собраниях и т.д
Приветственная речь	Предваряет мероприятия

Монологический жанр требует ораторских навыков. Важная составляющая монолога – это манера произношения подготовленной заранее речи. Здесь имеет значение темп, громкость, отчётливость.

Даже для опытного оратора в процессе подготовки речи нужно пройти 4 этапа:

1. Собрать необходимые сведения – следует рассмотреть предмет монолога, подобрать факты, точные данные.
2. Проработать структуру – подготовить материал, определить последовательность подачи данных или информации.
3. Оформить монолог – выбрать стиль, обозначить уровни деловой подачи, редактировать речь.
4. Отрепетировать выступление – запомнить структуру, основные тезисы, проработать паузы, выделить места текста, где необходима поддержка невербальных средств общения.

Устный монолог должен быть интересен слушателям, поэтому следует общие фразы подтверждать достоверной информацией, использовать разные стили подачи материала – юмор, интригу, вопросы слушателям, обращение к непосредственным интересам аудитории.

Диалогические формы

Диалог – это форма беседы между двумя и более участниками. Во время диалога собеседники могут меняться ролями, а речь выстроена более спонтанно, чем в монологе. Фразы в общей беседе могут быть короткими, а тон экспрессивным. К деловому диалогу относятся:

• беседа, в том числе телефонная;
• разговор;
• переговоры;
• интервью;
• дискуссия;
• мозговой штурм;
• конференция;
• совещание.

Диалогический жанр контактен и предполагает различные формулировки – вопросы, утверждения, описания ситуации, аргументация и т.д.  В бизнесе используют различные виды продуктивных диалогов.

Отличительные особенности делового стиля в диалоговом жанре – это:

• Рациональность – все участники ведут себя сдержанно, индивидуальные речи только по предмету вопроса с элементами конструктивизма.
• Взаимоуважение – понимание вопроса, а, следовательно, подготовка к деловому диалогу. При этом собеседники дают высказаться оппонентам, не перебивая и не останавливая их.
• Достоверность и полнота информации – все данные о предмете разговора должны быть правдивыми и содержать все необходимые сведения.

При использовании определенного вида делового диалога нужно учитывать обстоятельства общения, время суток, ранг и статус собеседников, и другие нюансы. Правильно выстроенный диалог позволяет добиться взаимовыгодных результатов для собеседников, что является основной целью делового общения.

Письменный уровень подачи информации

Одна из распространенных форм подачи информации – письменные сообщения. К ним относятся все внутренние документы предприятия – приказы, правила и другие локальные акты. Также письменные формы – это письма партнёрам, контрагентам, договора, торговые предложения. В письменной деловой речи не используют длинные фразы, пространственные рассуждения. Автор делового письма оперирует точными фактами, данными,  приводит конкретные даты.

Особенностью делового письма является адресность. У такого формата всегда есть автор и адресат, с указанием полного наименования и адреса. На уровне письменного формата решаются вопросы, которые требуют конкретики, фиксированности, документирования.

Подвиды и уровни делового общения

Деловое вербальное взаимодействие может происходить на разных уровнях общения. Собеседники используют разные подвиды и уровни вербальных отношений, чтобы добиться необходимых результатов по обмену информацией. Эффективная коммуникация выстраивается участниками  в зависимости от уровня знакомства между ними, степени подчинения, формата разговора, условий и обстоятельств, в которых происходит беседа. Уровни официального жанра отличаются вербальными приёмами и выбором коммуникативных тактик.

Рассмотрим уровни общения, по определению Сагатовского В.Н., советского и российского философа, и узнаем сколько видов описал ученый.

Полезный материал: Решаем любую конфликтную ситуацию с клиентом – пошаговая инструкция с примерами

 Манипулятивный уровень

В деловом общении может использоваться манипуляция. В переговорном процессе, одна сторона может манипулировать другой, используя вербальные методы. При этом манипулятор пытается воздействовать на жертву психологическими приёмами. Примером манипуляции может служить беседа с продавцом-консультантом. Не пытаясь узнать особенности и характеристики личности собеседника, продавец использует разные манипулятивные подходы, чтобы вынудить клиента совершить покупку. Так, описывая только преимущества продукта, и умалчивая о недостатках, продавец намеренно подталкивает покупателя  к приобретению. Также консультант может акцентировать внимание посетителя магазина на проблемах покупателя и выгодах от приобретения товара.

Подобный приём выводит контакт между людьми на качественно новый уровень. 

Манипуляция собеседником может быть неосознанной. Манипулятором используются спонтанные ситуационные вербальные приёмы для достижения поставленных целей.

Примитивный уровень

В деловом общении примитивный уровень – это незамысловатый диалог или монолог. Общение в таком формате предполагает отношение к собеседнику как к субъекту, который полезен или бесполезен. На этом уровне можно высказать личное отношение к объекту, дать оценочные характеристики собеседнику. Речь отличается краткостью, без использования объяснений ситуации и предмета разговора. Чаще примитивный уровень используется в неформальном разговоре, например между членами устоявшегося рабочего коллектива. При этом разговор между участниками  может быть на профессиональные темы, затрагивать профильные предметы. Примитивный уровень отличается использованием просторечия, неформальных фраз, выражений.

Уровень «Контакт масок»

В общении на уровне контакта масок заранее определены роли участников. Каждый участник отбрасывает личное отношение к предмету общения и высказывает формальное видение вопроса. Как правило, беседа или общение носит стандартизированный характер, происходит по заранее определенному сценарию. Например, начальник требует объяснения подчиненного. Все роли заранее намечены, также для сторон вербального взаимодействия известен тон беседы. Исход общения также не является секретом для сторон, уровень предполагает предсказуемую развязку в соответствии с ролями участников.

Участники вербального взаимодействия могут прикрываться масками не только в соответствии с иерархическим положением. Равноправные собеседники также могу использовать различные роли и маски в деловых беседах. Нужно с осторожностью использовать уровень «контакт масок».

Важно! Использование уровня «контакта масок» делает деловое общение формализованным, а участников – закрытыми. Применение «масок» ассоциируется с неискренностью и может мешать, например, в переговорном процессе.

 Контактный уровень

Уровень ещё имеет название «конвенционального» общения. Такой формат присутствует на деловых встречах партнёров по бизнесу. Контактный уровень предполагает взаимное вежливое обращение к друг другу, соблюдение этических норм, культурное ведение беседы. В разговоре используются общепринятые фразы. Беседы не носят формального характера, в общении учитывается личность собеседника, его видение вопроса. На контактном уровне решаются насущные вопросы, находятся компромиссы и взаимовыгодные варианты.

Формат контактного взаимодействия между участниками делового общения отвергает использование манипуляций, менторского тона. Контактный уровень – это открытое взаимодействие, когда собеседники готовы выслушать другую точку зрения, отличную от собственной.

Деловой уровень

Более официальный уровень общения, который используется в администрировании и управлении. Отличительная особенность – направленность на общее  дело.

В бизнесе деловой уровень – основной формат общения. Его используют для взаимодействия как внутри команды, так и по внешним коммуникациям. На этом уровне можно решать организационные, административные, управленческие, производственные и бизнес проблемы.

Уровень предусматривает диалоговые, монологические и дискуссионные формы передачи информации. В процессе вербального взаимодействия используются профильные термины, фразы звучат кратко, официально. Деловое общение способствует выработке общего интереса, осознания участия в общем деле.

Духовный уровень

Более высокий уровень делового общения. Участникам вербального взаимодействия предоставляется свобода самовыражения. Собеседники искренны, не скрывают своего отношения к предмету разговора, используют свободный стиль высказывания. Все мнения членов коммуникативной группы учитываются, проявляется уважение даже к нестандартным видениям ситуации. На духовном уровне появляется высокая степень доверия к собеседнику, так как отбрасываются «маски» и формализм. В таком формате проявляется откровенность каждого участника, принятие оппонента и его мнения.

В деловом формате отношений духовный уровень – редкость, к которой прибегают близкие партнеры по бизнесу. Чаще такой формат используют партнеры, члены одной семьи, когда между собеседниками нет недоговоренностей, а личные отношения выходят за рамки рабочих.

Игровой уровень

В деловом общении игровой уровень часто используется при знакомстве с новым участником команды, партнёром или контрагентом. Сочетание официального языка и элементов игры в разговоре позволяет узнать собеседника с разных сторон. Уровень предполагает проявление искреннего интереса к оппоненту, высказыванием симпатии к собеседнику. Также игровой уровень обмена информацией – это способ продемонстрировать собственные лучшие качества, представить себя с лучшей стороны. Однако это не означает, что беседа в игровом формате может содержать недостоверную информацию. Деловая коммуникация выстраивается на правдивых данных, которые могут подаваться в игровом варианте.

Стандартизированный уровень

Стиль общения, который использует регламентированные приёмы. Фразы носят официальный характер, используется профессиональная терминология, чёткая аргументация. В деловом общении на уровне корпоративных коммуникаций стандартизированная речь – наиболее распространенный формат, применяется для служебного использования. Стандартизированный уровень требует соблюдения норм этики, корпоративных, социальных правил взаимных контактов.

Высший уровень

Наиболее официальный стиль  предполагает высший уровень деловых коммуникаций. Применяется в дипломатическом подстиле, для речи первых лиц и руководителей. Высший уровень может сочетать несколько стилей, гибридные форматы. На высшем коммуникативном уровне проходят важные переговоры, составляются заявления. Часто носит обезличенный характер, фразы стандартизированы.

Возможно вас заинтересует: Риск ориентированное мышление – что это и правильные подходы в менеджменте

Функции деловых коммуникаций

Общение на деловом уровне ориентировано на взаимное влияние всех участников коммуникационных процессов. При этом деловое взаимодействие выполняет ряд функций, направленных на  объединение людей, побуждение их к действию. Также деловые взаимодействия могут выступать в роли средств выражения позиции и мнений, регламентации поведения, передачи информации и т.д. Существует множество функциональных классификаций деловых коммуникаций.  Рассмотрим основные функции деловых контактов и связей.

 Распорядительная

Функция, которая направлена на установление правил. В распорядительной функции заложена строгая форма выражений, узкая проблематика.

Часто распорядительную функцию носят письменные коммуникативные форматы. К ним относятся:

• приказы;
• рекомендации;
• решения;
• распоряжения;
• правила;
• стандарты и т.д.

С помощью распорядительной функции вербальное взаимодействие приобретает прагматичный и конструктивный характер. Сообщения и документы отражают регламенты и установки, обязательные (рекомендованные) для выполнения.

Контролирующая

Функция контроля свойственна вербальной коммуникации руководителя. Позволяет управленцу регламентировать уровни поведения сотрудников и добиваться от них ответных действий, отдачи. Функция направлена на достижение успеха общего дела, предприятия и бизнеса.

Оценочная

Позволяет давать оценку происходящим событиям, рассматривать проблему или предмет беседы с разных ракурсов. Оценочная функция свойственна экспертным заключениям, комиссионным актам. Часто деловое взаимодействие с функцией оценки имеет запротоколированную форму. В беседах позволяет высказать своё видение проблемы, дать характеристику предмету обсуждения, выделить основные и второстепенные вопросы, что относит эту функцию к высоким уровням контактов.

Коммуникативная

Функция взаимодействия в двустороннем порядке между участниками коммуникативного процесса. Связана с передачей информации с использованием устных и письменных средств передачи информации. Может выражаться в диалогах, беседах, разговорах, дискуссиях.

Основная цель функции – донести до собеседника сведения, связанные с предметом обсуждения, и наладить взаимный контакт в рамках обозначенного вопроса.

Интерактивная

Функция включает все виды взаимодействия, совершаемые во время разговора. Интерактивная функция позволяет участникам коммуникативного процесса задействовать любые средства, уровни, стили и методы общения.

Перцептивная

Эта функция обозначает процесс восприятия оппонента в ходе беседы. В диалоге участники стремятся высказать своё мнение, а также выслушать мнения других собеседников. Перцептивная функция также распространяется на личностное восприятие всех участников диалога – оценку характера, манеры речи, информативность высказываний, общее впечатление.

Невербальная коммуникация

В деловом общении, помимо устных и письменных средств передачи информации, используются невербальные ресурсы. «Язык тела» – так называют невербальную коммуникацию.  Термин обозначает взаимодействие людей без использования устной и письменной речи, путем жестов, мимики, интонации, позы тела и т.д. Владение ими – высший уровень ораторского искусства.

В профессиональных, административных и бизнес контактах невербальные средства коммуникации служат дополнением к прямому взаимодействию. С помощью таких средств можно передать подтекст сообщения, акцентировать или отвлечь внимание аудитории, придать речи особый характер, вывести на новые уровни.

В невербальной коммуникации различают следующие виды средств.

Паралингвистические средства

Приставка «пара» в термине обозначает альтернативные неязыковые методы передачи информации. У паралингвистических средств есть 4 основных функции.

Использование паралингвистических средств делает речь говорящего человека более эмоционально окрашенной, адресной и образной, выводит на новые ораторские уровни. Жесты, интонационные приёмы, изменение темпа – всё это относится к паралингвистическим средствам деловой коммуникации.

Например, в публичном выступлении оратор может менять громкость произношения, ускорять или замедлять повествование, выдерживать паузы. В деловых контактах с иностранными партнёрами паралингвистические средства могут компенсировать посредственное знание родного языка оппонента, помочь донести основной смысл сообщения.

В этой статье подробно рассказали о B2B: что это простым языком, как найти менеджера и продавать, отличия от B2C, B2G, C2C

Оптико-кинетические средства

К этой категории невербальных средств общения относятся внешний вид, мимика, пантомимика, то есть позы и движения тела собеседника. С помощью оптико-кинетических средств устанавливается непосредственный визуальный контакт, появляется ощущение присутствия в разговоре, исчезает чувство отвлеченности. По движениям и жестам можно определить, насколько человек вовлечен в тему, интересен ли ему предмет разговора.

Например, зевание во время беседы свидетельствует о том, что разговор наскучил собеседнику. Хотя прямо об этом не было сказано, партнёр всем видом показывает, что ему хочется прекратить участие в обсуждении.

Проксемика

Отдельное направление в паралингвистике. Проксемика – это пространственное и межкультурное взаимодействие людей. У каждого человека есть 4 вида индивидуального пространства:

• интимное – включает переживания, мировоззрение, собственную идентификацию и другие конфиденциальные сферы жизни;
• личное – пространство, которое включает интересы человека, круг общения, семейные отношения;
• социальное – нахождение в социуме, общение с коллегами, случайными людьми, взаимодействие с окружающими;
• публичное – выступление перед большой аудиторией, на публике.

В общении между занятыми людьми с устоявшейся репутацией принято соблюдать дистанцию и не входить в интимное или личное пространство в процессе коммуникации. Однако нарушение личного пространства собеседника доставляет ему дискомфорт. Это  можно использовать в качестве психологического давления, манипуляторного приёма.

Также в проксемике большое значение имеет положение партнеров по беседе в пространстве. Позиция за столом переговоров, место рассадки создаёт психологические условия для переговоров – определяет статус, ранг партнёров.

Важно! Использовать паралингвистические средства нужно с осторожностью. Например, следует изучить жестовую культуру того сообщества, в котором предполагается вербальные контакты. Некоторые жесты могут считаться неприличными и стать причиной конфликта.

В деловом общении необходимо правильно трактовать невербальные сигналы собеседников. Чтобы не допустить ошибок, можно следовать таким правилам:

1. Воспринимать паралингвистические средства в комплексе – отдельные жесты, интонации могут иметь разные значения, а в совокупности такими средствами передаётся определённый смысл.
2. Трактовать паралингвистические проявления в контексте произносимой речи и ситуации – один и тот же жест или поза в разных условиях могут обозначать различные состояния человека. Например, если на переговорах собеседник скрестил перед собой руки, это может означать закрытость, скованность. Этот же жест у человека, оказавшегося на улице в мороз, означает озноб.
3. Учитывать региональные особенности, национальные традиции невербальной коммуникации. Жесты, интонации, мимика у разных народов могут иметь противоположные значения. Например, у большинства людей кивание головой обозначает одобрение, а в Болгарии это движение наоборот обозначает отрицание.
4. Воспринимать собеседника, как личность, не приписывая ему несуществующих качеств. Нужно помнить, что человек может надеть любую маску и использовать соответствующие средства невербальной коммуникации. Например,  человек, выбравший для себя роль дерзкого индивида, будет использовать все способы, чтобы завуалировать свою нерешительность и неуверенность. Человеку свойственно компенсировать свои комплексы, посылая окружающим невербальные сигналы.

Также стоит уделять внимание манере человека передвигаться и держаться в разговоре. Свободное общение и походка свидетельствуют об открытости собеседника. Скованность в передвижении, скудная жестикуляция может сказать о тяжелом состоянии оппонента, уязвимости.

Психология делового общения

Человек, как социальное и разумное существо, в процессе взаимодействия с другими членами общества неосознанно использует  психологические приёмы. Чтобы создать эффективную коммуникацию в деловой сфере следует также изучить психологию общения. Знание психологических тонкостей помогает выстраивать взаимодействие между участниками  общения, выводить коммуникации на новые уровни, определять возможности и перспективы развития отношений.

Выделяют три основных этических психологических  принципа построения делового общения:

1. Горизонтальный – существенный и основной признак  этого принципа заключается в общении на равных, линейном взаимодействии равноценных партнеров, коллег. Положение и статус собеседников примерно одинаковый, могут обсуждаться как личные, так и профессиональные вопросы. Отвергает превосходство кого-то над отдельной персоной или целым коллективом.
2. Вертикальный сверху вниз – таким принципом характеризуется общение руководителя с коллективом или отдельными подчиненными. Нормами делового этикета предусмотрено в таком взаимодействии обсуждение только профессиональных, организаторских, дисциплинарных и других вопросов, относящихся непосредственно к делу. В таком формате не обсуждаются личные проблемы, собеседники находятся на дистанции, проявляя уважение друг к другу. Руководитель может выражать благодарность за труд.
3. Вертикальный снизу вверх – уровень взаимодействия по принципу « персонала с руководством». Основная цель такого общения – проявить себя как личность, зарекомендовать с хорошей стороны, получить одобрение руководителя. Важно держаться с уважением и достоинством, не спускаясь в раболепство, лесть и подхалимаж.

Люди, обладающие знаниями в области психологии, более успешные переговорщики, эффективные руководители, продавцы, менеджеры. Применение на практике психологических приёмов в деловом общении даёт преимущество, так как позволяет использовать сильные и слабые стороны собеседника в своих интересах.

В психологии общения учитываются многие параметры:

Настроение и физическое состояние собеседника	Человек в хорошем настроении более договороспособен. А болезненное состояние оппонента снижает его восприятие и концентрацию на предмете беседы. Перед началом общения нужно оценить партнёра с психофизической точки зрения
Личность и характер собеседника	Взаимодействие с меланхоличными или экспрессивными, увлеченными или равнодушными людьми отличается. К каждому нужно найти персональный подход. Чтобы расположить к себе партнера по переговорам, участников конференции, совещания, следует заранее узнать об интересах и особенностях характера человека или группы.
Условия и обстоятельства	В зависимости от целей делового общения необходимо подбирать соответствующую обстановку. Для делового совещания, переговоров необходим кабинет, конференц-комната, в которой ничего не будет отвлекать от рабочего процесса. Презентации, доклады можно проводить в более расслабленной обстановке с удобными местами для аудитории, зал можно оформить в соответствии с тематикой собрания.

 В психологии деловых переговоров также учитываются объёмы информации (перегруженность данными утомляет), темп речи (скорость подачи должна способствовать пониманию). При выстраивании переговорного диалога должны учитываться культурные нормы общества (приветствие, обращение на «Вы» и т.д.).

Культура в деловых переговорах

Переговорное искусство в бизнесе – это общение между деловыми партнерами, контрагентами, обмен мнениями с целью достижения взаимовыгодного результата. Важным моментов в переговорах  по делу является соблюдение культуры общения, сформированной в обществе. Культура – это этические нормы и правила, которые учитывают устои традиционного общества. Культурный бизнесмен перед началом переговоров обязательно соберет информацию о партнёре, его культурной принадлежности, обычаях и традициях. Незнание таких вещей могут привести к казусам, которые негативно сказываются на репутации переговорщиков.

Например, в 2021 году члены правительственной делегации одной из стран бывшего СССР на официальном приёме у короля Саудовской Аравии позволили себе закинуть ногу на ногу. В такой позе стали видны подошвы туфель, что в арабском мире считается оскорблением. Чтобы не допустить таких промахов, следует тщательно готовиться к встрече с партнёрами по бизнесу.

Также в культуру переговоров входят другие протокольные  церемонии:

• Приветствие – следует учитывать уместность устного или тактильного (рукопожатие) приветствия, жесты приглашения к месту переговоров.
• Внешний вид – в облике переговорщика важно всё, от модели галстука до цвета и высоты носков. А также важна чистота рук и ухоженный вид, опрятность, комбинаторность деталей туалета.
• Аксессуары – блокнот для записей, цифровые электронные гаджеты, ручка, другие подготовленные атрибуты для плодотворной работы.

Манера вести переговоры, пунктуальность также относятся к культуре делового общения. Эффективному переговорному процессу присущи доброжелательный тон, конструктивизм, уважение к другому мнению, планирование времени и продолжительности беседы, расставление приоритетов.

От чего зависит эффективность коммуникации

Опытные бизнесмены знают, что можно бесконечно долго планировать деловое общение, но в любую минуту может вмешаться фактор неожиданности. Чтобы многоплановый процесс был эффективным и был менее подвержен случайным вмешательствам, нужно понимать, как строится эффективное общение.                  

Определение деятельности

Перед началом переговоров, совещания, конференции нужно определить направление и предмет обсуждения. Важно обозначить основные проблемы, продумать второстепенные вопросы, которые могут возникнуть при обсуждении.

Чтобы добиться цели общения по делу, следует предусмотреть заранее, на каком уровне будет происходить разговор. Для говорящего важно, чтобы внимание оппонента или аудитории было сконцентрировано на той информации, которая будет представлена. Этому способствует чёткая структура речи, выделение главных моментов, интонационные акценты, визуальное сопровождение, схемы, планы, таблицы, графики.  Нужно использовать все вербальные и невербальные средства коммуникации, чтобы удерживать внимание публики. Используется тайминг проведения коммуникативного взаимодействия. Выбирается продолжительность встречи, отводятся периоды на обсуждение каждого вопроса, предусматриваются перерывы, кофе-брейки и т.д.

Уверены, вам понравится: Заработок на перепродаже – лучшие товары и схемы доступные всем

Окончательные цели коммуникации

Без определения нужного результата, невозможно его добиться. Можно бесконечно долго обсуждать важный вопрос, но если не знать, к чему стремиться, то и решить его невозможно. Перед участниками переговоров необходимо ставить чёткие цели, сформулированные предельно понятно для всех сторон. Завуалированные подцели могут препятствовать эффективной коммуникации, затянуть рабочий процесс.

Условия ситуации

Под условием ситуации принимаются любые внешние и внутренние факторы, которые могут оказать влияние на исход деловой коммуникации. К внутренним факторам можно отнести:

• финансовое положение бизнес-субъектов оппонентов;
• социальный и профессиональный статус переговорщиков;
• актуальность проблемы для участников делового разговора;
• масштаб компании и другие факторы

К внешним факторам влияния относятся:

• экономическая обстановка в мире и стране;
• политика развития бизнеса;
• социальная обстановка в обществе;
• конкуренция;
• ниша бизнеса и т.д.

К ситуационным условиям также относятся микроклимат во время встречи,  а также время. Считается, что лучшими условиями для переговоров и других видов делового общения является температура в помещении в пределах 20-22°С. Время нужно выбирать так, чтобы мысли об усталости и еде не отвлекали участников от предмета обсуждения. Оптимальное время – через час после обеда.

Характер и личность собеседника

В психологии делового общения подробно изучаются психотипы людей. Среди существующих четырёх основных типов (холерики, сангвиники, флегматики, меланхолики) психологи выделяют наиболее договороспособные – это сангвиники и холерики. Перед тем, как начать встречу, нужно выяснить, какой характер у собеседника. От этого зависит, насколько быстро оппонент принимает решения, идет на компромиссы, воспринимает чужое мнение.

Собственные особенности личности

Помимо характера собеседника, нужно учитывать собственные особенности личности. Если вы вспыльчивый импульсивный человек, нужно проработать заранее некомфортные ситуации, чтобы в спокойной обстановке найти решения. В процессе делового общения происходит рост личности. Для предпринимателя важно приобретать опыт коммуникации, чтобы деловые отношения выходили на новый продуктивный уровень. Общий кругозор также важен для переговорного процесса, который является живой беседой. В разговоре могут затрагиваться темы, косвенно относящиеся к предмету обсуждения.

Хорошим тоном считается  всестороннее понимание вопроса, способность поддержать беседу на отвлеченные темы

Степени делового общения

Каждое взаимодействие с другими людьми сводится к общению. Для каждой конкретной ситуации свойственны определенные тон, манера речи, фразы, выбор языковых инструментов. Разговор с другом отличается от беседы с начальником степенью официальности.  Бытовые коммуникации строятся на свободной спонтанной речи, официальный формат следует правилам и нормам этикета. В деловых коммуникациях также различают степени официальности.

Официальное деловое общение

Взаимодействие с высоким уровнем официальности происходит непосредственно на самих мероприятиях. Это могут быть собрания, совещания, встречи бизнес-партнёров, переговоры.

Для таких официальных событий действуют строгие правила по выбору вербальных средств передачи, соблюдаются протокольные церемонии, этикет и культура официальных контактов. Отхождение от норм не приветствуется, настрой у всех участников рабочий, процесс коммуникации нацелен на достижение определенного результата.

Неофициальное деловое общение

Относится к сфере кулуарных разговоров, бесед знакомых людей в перерывах между официальными частями мероприятия на простом человеческом языке. Например, на кофе-брейке можно обсудить сторонние вопросы, расспросить о личных достижениях, поинтересоваться уровнем и положением дел компании.

Полуофициальное общение деловых людей

Подобный вид коммуникации можно встретить на мероприятиях, которые носят менее официальный характер – деловые ужины, презентации, выставки. В процессе полуофициального общения не нужно соблюдать строгие правила этикета, можно позволить неформальное спонтанное построение речи. 

Роль делового общения в жизнедеятельности человека

Для человека важным навыком является умение коммуницировать в деловой сфере. В деловом взаимодействии выражается отношение человека к добру и злу, справедливости, оценке поступков. Для среднестатистического члена общества на протяжении всей жизни приходится общаться с представителями органов власти, правоохранителями, работодателями. С каждым представителям официальной сферы нужно общаться на стандартизированном языке, используя принятые этические и культурные нормы. 

Навыки коммуникации дают свободу выражения мыслей и проблем, уверенность в себе, способствуют всестороннему развитию личности. Потребность изучения основ делового общения увеличивается с учётом расширения сфер, где оно используется – магазины, курсы, клубы по интересам и т.д.

Особенности делового общения

Человек дела, обладающий навыками общения, имеет больше шансов на успех, чем бизнесмен без таких знаний и умений. Общение с начальством, подчиненными, партнёрами по бизнесу выстраивается по определенному сценарию и в соответствии с этическими нормами. Совместная деятельность, общее дело определяет стиль общения, регламент взаимодействия.

Для творческого коллектива уместен полуофициальный стиль, без чёткого соблюдения иерархии и учётов ранга участника – каждый может быть лидером и гениальной личностью.  На производстве таких вольностей нельзя допускать – действует строгое ранжирование административных должностей, а значит и уровни подчинения, ответственности также разнятся. Руководитель и весь коллектив производственной компании принимают правила взаимодействия и соблюдают их в рабочем процессе. Однако существует общие особенности: пунктуальность, вежливость, конструктивность и прагматичность, честность, нацеленность на результат.

В каждом коллективе могут устанавливаться свои порядки делового контактирования. Сколько существует организаций, столько же и сводов правил отношений внутри компании.

Ориентация на личностные факторы собеседника

Ещё одна особенность делового общения – ориентация на личность партнёра по деловому общению. Учёт национальных, региональных и культурологических особенностей оппонента положительно влияет на исход взаимного влияния.

Внимание к личности оппонента делает его более расслабленным, отзывчивым,  что способствует достижению намеченной цели.

Теория ведения диалога

Существует несколько теорий ведения диалога. Одним из создателей диалогической теории является Бахтин.  Основной принцип теории – двустороннее или многостороннее бесперебойное взаимодействие с обменом речевыми действиями. Чтобы на практике использовать теорию ведения диалога, нужно запомнить основные тезисы (можно сделать шпаргалку или памятку):

1. В процессе диалога важно наладить взаимопонимание  – можно говорить на одном языке и диалекте, но не понимать друг друга. С некоторыми людьми установить контакт должного уровня невозможно, в силу их особенностей характера  и характеристик личности.
2. Относиться к оппоненту как к отдельной личности – на этом уровне диалога не нужно воспринимать собеседника как противника или  единомышленника. Следует признать его право на отдельное мнение, оценку  и собственное видение ситуации.
3. Использовать паузы – такие перерывы позволяют найти нужные слова, представить образы и нестандартные решения.
4. Обеспечивать свободу выражения мыслей – однако нужно соблюдать правило «золотой середины» и не допускать возможности возникновения спора, манипуляции, диктата.
5. Использовать софистические методы убеждения – нужно убеждать собеседника не натиском и давлением, авторитетом, а рассуждениями, подкрепленными доказательной базой.